Zeiterfassung Datenschutz
DSGVO-konforme Zeiterfassung
Der Beschluss des Europäischen Gerichtshofes (EuGH), eine umfassende Zeiterfassung verpflichtend zu machen, kann für Unternehmen aller Größenordnungen eine Herausforderung darstellen. Eine transparente Erfassung der Arbeitszeit ist vor allem in Branchen mit Mitarbeitern im Außendienst, wie z.B. Reinigungsunternehmen oder Handwerksunternehmen, oft schwierig. Die elektronische Zeiterfassung stellt hier eine Lösung mit vielen Vorteilen dar und kann datenschutzkonform in Ihrem Unternehmen eingeführt werden.
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Der Datenschutz spielt also auch bei der Zeiterfassung eine Rolle. In der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spricht nichts gegen eine systematische Arbeitszeiterfassung, solange dies nicht zu einer Dauerüberwachung der Mitarbeiter führt.
Die Daten über die erfasste Arbeitszeit darf ausschließlich zur Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeit und für besoldungsrechtliche Zwecke verwendet werden. Vorgesetzte, die über eine entsprechende Personalverantwortung verfügen, dürfen die Zeiterfassungsdaten zu Kontrollzwecken in notwendigem Umfang einsehen. Urlaubs- oder Krankheitslisten, die auf Basis der Daten der Zeiterfassung erstellt wurden, dürfen lediglich zur Personalverwaltung und -wirtschaft genutzt werden und sind nach Zweckerfüllung zu löschen. Die Personalvertretung darf die Zeiterfassungsdaten nur in anonymisierter Form einsehen.
Um hier Konflikte zu vermeiden, lohnt sich die Anschaffung einer Zeiterfassungssoftware oder App. Hier ist man mit Hilfe von entsprechenden Zugriffsrechten auf der sicheren Seite.
Mit der Zeiterfassung App können Sie zahlreiche Vorteile genießen:
Digitale Zeiterfassung und Datenschutz
Bei der digitalen Zeiterfassung ist datenschutzrechtlich die Grenze zwischen notwendigen und nicht notwendigen Daten zu beachten. Notwendig zur Kontrolle ist beispielsweise die reine Erfassung der Arbeitszeit. Es sollte jedoch keine Verhaltensüberwachung möglich sein. So sollten zum Beispiel vollständige Bewegungsprofile vermieden werden. Eine Überprüfung des Standorts der Mitarbeiter bei Beginn und Ende der Arbeitszeiterfassung ist jedoch zulässig.
Grundsätzlich gilt in der DSGVO das Prinzip der Datenminimierung. Es sollen also so wenig Daten wie möglich und so viel wie nötig erfasst werden. Nach Zweckerfüllung sollten die Daten gelöscht werden. Somit sollte vor Einführung eines Zeiterfassungssystems der Zweck der erfassten Daten klar definiert und dokumentiert werden. Überstunden und andere digitale Daten zur Arbeitszeiterfassung sind i.d.R. nach zwei Jahren zu löschen.
Durch eine Speicherbegrenzung und Zugriffsrechte sollten Datenverluste und unberechtigte Nutzung der personenbezogenen Daten vermieden werden. Auch ein Löschkonzept ist sinnvoll. Um dieses datenschutzkonform zu erstellen, ist ein professioneller Datenschutzbeauftragter hinzuzuziehen.
Datenschutz bei der Zeiterfassung App
Die Zeiterfassung App bietet eine solche Lösung an, bei der der Dienstleister für die Einhaltung der Grundverordnung verantwortlich ist. Für uns hat der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten höchste Priorität. Ihre Daten werden in der App nur in erforderlichem Umfang erhoben und DSGVO-konform verarbeitet. Unser Serverstandort befindet sich in Deutschland und ist entsprechend zertifiziert. Die erhobenen Daten werden in keinem Fall verkauft oder in sonstiger Weise gewerblich veräußert. Weitergebung an Dritte erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Da innerhalb der Software verschiedene Zugriffsrechte erteilt werden können, wird garantiert, dass kein unberechtigter Zugriff auf Daten erfolgen kann. Genaueres können Sie in unserer Datenschutzerklärung nachlesen.
Mit stressfrei solutions können unterschiedliche Zugriffsrechte ganz einfach erteilt werden.
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